So denkt, hört und entscheidet Annika
Wie aus einem eingehenden Anruf in 90 Sekunden eine vollständig qualifizierte Lead-Akte wird – ohne dass du das Telefon in die Hand nehmen musst.
Was Annika für Immobilienmakler löst
Wir haben mit dutzenden Maklerbüros gesprochen, bevor wir Annika gebaut haben. Das sind die fünf Schmerzpunkte, die immer wieder auftauchen — und so geht Annika damit um.
Anrufe nach 18 Uhr und am Wochenende verloren
So löst Annika das: Annika nimmt jeden Anruf entgegen — auch um 22 Uhr und am Sonntag um 11. Kein Voicemail, kein verpasster Lead. Statt »Bitte nach dem Signalton« hört der Anrufer eine professionelle, freundliche Stimme.
Beispiel: Ein Kaufinteressent ruft Sonntagabend wegen eines Inserats an. Annika erfasst Name, Telefon, Suchprofil und Budget, schickt das passende Exposé per SMS-Link und vereinbart direkt einen Besichtigungstermin für Montagvormittag.
Halbqualifizierte Leads ohne Kontext
So löst Annika das: Nach jedem Anruf erstellt Annika automatisch eine Zusammenfassung mit Lead-Score (1–5), erkanntem Objekt, Zeitrahmen und Finanzierungsstand. Du siehst auf einen Blick, ob sich ein Rückruf priorisiert lohnt.
Beispiel: Statt »irgendjemand hat sich nach einer Wohnung erkundigt« liest du: ›Familie Schmidt, Lead-Score 4, sucht 3-Zimmer-Wohnung in Eppendorf, max. 350 k€, Finanzierung steht, Besichtigungswunsch nächste Woche‹.
Doppelpflege Objekte zwischen Portal und Telefon
So löst Annika das: Annika ist ImmoScout24-API-Partner. Deine Anzeigen werden automatisch alle zwei Stunden synchronisiert — neue Objekte erscheinen sofort, deaktivierte verschwinden aus Annikas aktiver Liste. Keine veralteten Auskünfte am Telefon.
Beispiel: Du nimmst ein Objekt bei ImmoScout offline, weil es verkauft ist. Spätestens zwei Stunden später kennt Annika es nicht mehr — und kann nicht versehentlich Interessenten dazu verbinden.
Termin-Pingpong per E-Mail
So löst Annika das: Annika schaut live in deinen Google-, Outlook- oder Apple-Kalender, schlägt freie Slots vor und bucht den Termin im Gespräch. Der Anrufer bekommt automatisch eine SMS-Bestätigung. Kein Mailwechsel, keine Doppelbuchung.
Beispiel: »Hätten Sie Donnerstagnachmittag etwas frei?« — Annika prüft, nennt zwei Optionen, der Anrufer wählt, fertig. In deinem Kalender steht der Termin sofort, mit Objekt-Info im Body.
Stille Anrufer, die nicht zurückrufen
So löst Annika das: Wer einmal angerufen hat, bekommt mit dem Modul für ausgehende Anrufe (im Professional-Tarif) automatisch einen Rückruf, sobald ein passendes neues Objekt in deiner Liste auftaucht. Annika ruft selbst an, qualifiziert weiter und bucht ggf. einen Termin.
Beispiel: Herr Becker hat vor zwei Wochen nach Häusern in Eppendorf gefragt. Du nimmst ein neues passendes Objekt auf — Annika ruft Herrn Becker am nächsten Vormittag automatisch zurück und schickt das Exposé.
Anatomie eines Annika-Anrufs
Vom Klingeln des Telefons bis zur fertigen Lead-Akte — Schritt für Schritt, was im Hintergrund passiert.
Anruf trifft ein und wird in Echtzeit verarbeitet
Der eingehende Anruf läuft über einen deutschen SIP-Trunk in unsere Infrastruktur in Frankfurt oder Dublin. Annika nimmt innerhalb der ersten Klingelsekunde ab — kein Voicemail-Echo, keine Wartemusik.
Spracherkennung Wort für Wort
Während der Anrufer noch spricht, transkribiert Deepgram (Speech-to-Text) den Audio-Stream in Echtzeit auf Deutsch. Eigennamen wie »Mozartstraße«, »Eppendorf« oder »Bockhop« sind dem System bekannt und werden korrekt erfasst.
Sprachverständnis durch das KI-Modell
Das Transkript geht an ein großes Sprachmodell (GPT). Es erkennt das Anliegen (Kauf, Miete, Termin, Frage), die Stimmung und gleicht den Inhalt mit deinen Objekten, FAQs und der Wissensbasis ab.
Annikas Antwort wird natürlich gesprochen
Aus dem Antwort-Text generiert ElevenLabs eine warm klingende, deutsche Stimme. Annika spricht Zahlen, Adressen und Energieklassen so aus, dass sie am Telefon natürlich klingen — kein roboterhaftes Buchstabieren.
Tools werden während des Gesprächs ausgeführt
Wenn ein Termin ansteht, prüft Annika live deinen Kalender und bucht. Soll das Exposé an den Anrufer, schickt sie einen sicheren SMS-Link. Wird ein Mensch verlangt, leitet sie warm an deine hinterlegte Nummer weiter — mit Gesprächszusammenfassung als SMS an dich.
Nach dem Gespräch: Lead-Akte und Benachrichtigung
Sobald aufgelegt wird, erstellt Annika eine Zusammenfassung, vergibt einen Lead-Score von 1 bis 5 und legt im Dashboard eine vollständige Anruf-Akte mit Audio, Transkript, Zusammenfassung und Kontaktdaten an. Du bekommst eine Push-Benachrichtigung — sofort.
Was Annika in jedem Anruf weiß
Annika erfindet nichts. Jede Antwort kommt aus einer dieser vier Quellen — du behältst die volle Kontrolle über das, was Annika weitergibt.
Deine Objekte
Manuell angelegt, per Bulk-PDF-Upload importiert oder automatisch aus ImmoScout24 synchronisiert. Annika kennt Titel, Adresse, Preis, Größe, Zimmer, Baujahr, Energieklasse, Lage und Beschreibung — und liefert sie auf Wunsch direkt am Telefon.
FAQ-Datenbank
Antworten auf wiederkehrende Fragen, die du als Maklerbüro selbst pflegst: Provisionshöhe, Bürgschaftsregeln, Hausgeld-Konventionen. Annika liest aus deinen FAQs natürlich vor, statt zu zitieren.
Wissensbasis-Dokumente
PDFs wie Energieausweise, Lagepläne, Eigentümervereinbarungen oder Hausordnung kannst du in der Wissensbasis hochladen. Annika nutzt den Inhalt als Hintergrundwissen für komplexere Fragen am Telefon.
Anrufer-Historie
Wer schon mal angerufen hat, wird namentlich begrüßt. Annika sieht den Lead-Score, die letzten Themen und den letzten Termin — und steigt im Gespräch dort ein, wo das letzte aufgehört hat.
Was Annika kann — und was nicht
Wir kommunizieren transparent, was Annika übernimmt und wo du als Mensch unverzichtbar bleibst. Vertrauen entsteht durch klare Grenzen.
Das übernimmt Annika
- Eingehende Anrufe rund um die Uhr entgegennehmen und qualifizieren
- Lead-Score 1–5 vergeben anhand von Anliegen, Budget und Dringlichkeit
- Besichtigungstermine im Google-, Outlook- oder Apple-Kalender buchen
- Exposés per SMS-Link an den Anrufer schicken (Anrufer trägt E-Mail selbst ein)
- Anrufer auf Wunsch live an dich weiterleiten (Warm Transfer mit SMS-Briefing)
- Ausgehende Anrufe für Bestandsinteressenten initiieren (Professional-Tarif)
- Repeat-Caller namentlich begrüßen und Gesprächskontext fortführen
- Anrufer auf Englisch bedienen, wenn das Maklerbüro das aktiviert
- Status der Testphase / des Abos, Stripe-Probleme und Twilio-Themen ans Maklerbüro melden
Hier bleibst du als Mensch unverzichtbar
- Verträge unterschreiben oder rechtsverbindliche Zusagen geben
- Preisverhandlungen führen oder Rabatte gewähren
- Eigentümer-Daten oder vertrauliche Informationen herausgeben
- Kreditwürdigkeit oder Mieter-Bonität prüfen
- Spontan in Sprachen wechseln, die das Maklerbüro nicht aktiviert hat
- Auf Inhalte zugreifen, die du nicht in Objekten, FAQs oder Wissensbasis hinterlegt hast
- Anrufe automatisch weiterleiten, wenn du keine Nummer hinterlegt hast
Wie Annika sich an dein Maklerbüro anpasst
Annika ist keine Standard-Stimme aus dem Regal. Acht Konfigurations-Hebel im Dashboard machen sie zu deinem Büro.
Begrüßung
Eigener Begrüßungstext mit Maklerbüro-Name, Annika passt die KI-Offenlegung automatisch an.
Tonalität
Du- oder Sie-Anrede, separat pro Maklerbüro einstellbar.
Öffnungszeiten
Wann Annika Anrufe annimmt, wann sie auf Voicemail oder Rückruf-Modus umstellt.
Stimme
Sechs deutsche Voice-Profile zur Auswahl, plus deine eigene Custom-Voice auf Anfrage.
Eskalation
Wann Annika weiterleitet: Beschwerden, Rechtsfragen, ausdrückliches Verlangen, fehlendes Wissen.
FAQ
Antworten auf Standard-Fragen, die du selbst pflegst — Provision, Hausgeld, Bürgschaft.
Wissensbasis
PDFs als Hintergrundwissen für komplexere Anrufer-Fragen, von Annika natürlich verarbeitet.
Weiterleitung
Geschäftsführer-Nummer für Eskalationen, optional pro Objekt eine zuständige Person.
Zwei Beispiel-Gespräche im Wortlaut
Beide Transkripte sind als realistische Beispiele konstruiert — nicht aus echten Anrufen. Sie zeigen dir, wie Annika in zwei typischen Situationen agiert.
Anruf 1 — Inbound: Kaufinteressent meldet sich
Mittwoch, 19:42 Uhr. Anruf nach Bürozeiten. Anrufer hat ein Inserat im Schaufenster gesehen.
Ergebnis: Anrufdauer: 1 Min 38 Sek. Lead-Score 4, Termin im Kalender, Exposé per SMS verschickt, Lead-Akte im Dashboard angelegt — alles ohne Eingriff durch das Maklerbüro.
Anruf 2 — Rückruf: Annika ruft einen Bestandskontakt zurück
Donnerstag, 10:17 Uhr. Annika ruft auf Wunsch des Maklers einen Interessenten zurück, weil ein passendes neues Objekt aufgenommen wurde.
Ergebnis: Anrufdauer: 0 Min 52 Sek. Outcome »erreicht – wartet auf Exposé«. Folge-Aktion automatisch eingeplant: Annika prüft in 5 Tagen ob Herr Becker reagiert hat.
Datenschutz ist kein Nachgedanke
Annika ist von Anfang an für den deutschen Immobilienmarkt gebaut — mit allen rechtlichen Anforderungen, die das mit sich bringt.
DSGVO-konform
Einwilligung zu Gesprächsbeginn, Server in der EU, vollständiger AVV verfügbar.
Mehr erfahren →EU AI Act
Selbstklassifikation als Limited-Risk-System, transparente KI-Offenlegung in jeder Begrüßung.
Mehr erfahren →Auftragsverarbeitung
AVV nach Art. 28 DSGVO mit jedem Maklerbüro — direkt online abschließbar.
Mehr erfahren →DSFA
Vollständige Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO öffentlich einsehbar.
Mehr erfahren →Verarbeitungsverzeichnis
VVT-Vorlage, die du als Maklerbüro übernehmen und auf deine Verarbeitung anpassen kannst.
Mehr erfahren →Löschkonzept
Klare Aufbewahrungsfristen pro Datenkategorie und automatische Löschung am Stichtag.
Mehr erfahren →In vier Schritten zu deiner eigenen Annika
Kein IT-Projekt, kein Techniker-Termin. Die meisten Maklerbüros sind in unter fünfzehn Minuten einsatzbereit – inklusive Rufumleitung.
Registrieren
Account in unter zwei Minuten anlegen. Keine Kreditkarte nötig — du startest direkt mit dreißig kostenlosen Gesprächsminuten und einer eigenen Annika-Telefonnummer.
Einrichten
Begrüßung, Tonalität (Du oder Sie), Öffnungszeiten und Stimme im Dashboard anpassen. Objekte manuell hinzufügen oder per ImmoScout-Sync importieren. FAQs ergänzen, fertig.
Nummer verbinden
Du behältst deine bestehende Büronummer. Eine einfache Rufumleitung leitet Anrufe an Annikas Nummer weiter — drei Tasten am Tischtelefon, dreißig Sekunden Aufwand.
Annika nimmt ab
Ab sofort beantwortet Annika jeden Anruf rund um die Uhr: qualifiziert Leads, schickt Exposés, bucht Termine. Du siehst jeden Anruf in Echtzeit im Dashboard und erhältst Push-Benachrichtigungen.
Häufig gestellte Fragen zur Einrichtung
- Wie lange dauert die Einrichtung?
- In der Regel bist du in unter fünfzehn Minuten startklar. Begrüßung anpassen, Objekte anlegen oder per ImmoScout synchronisieren, Rufumleitung schalten — fertig.
- Brauche ich technisches Wissen?
- Nein. Alles läuft über ein einfaches Web-Dashboard. Die Rufumleitung richtest du direkt am Telefon ein, oft mit einem einfachen Tastencode wie *21*Annika-Nummer#.
- Was passiert nach der Testphase?
- Nach den dreißig kostenlosen Minuten wählst du ein passendes Abo. Wenn du dich dagegen entscheidest, wird dein Account einfach pausiert — keine versteckten Kosten, keine Vertragsbindung.
- Kann ich Annika vor dem Live-Gang testen?
- Ja. Du kannst Annika jederzeit über deine eigene Annika-Nummer anrufen und das Gespräch selbst durchspielen, bevor du die Rufumleitung scharfschaltest.
So passt Annika in deinen Arbeitstag
Annika arbeitet 24/7 — du reagierst nur dann, wenn es sich wirklich lohnt. Drei Wege, wie Annika und du zusammenspielen.
Glocke im Dashboard
Jeder neue Anruf, jeder heiße Kontakt und jeder vereinbarte Termin landet als Eintrag in deiner Benachrichtigungs-Glocke. Im Vorbeigehen siehst du, ob etwas Dringendes wartet.
Mobile App
Native iOS- und Android-App: Push-Benachrichtigung, sobald ein Lead mit Score 4 oder 5 reinkommt. Anrufe, Kontakte, Statistiken und Einstellungen — alles auf dem Handy.
E-Mail-Zusammenfassung
Auf Wunsch erhältst du nach jedem Anruf oder als Tagesübersicht eine Mail mit Transkript, Zusammenfassung und Lead-Score. Frei konfigurierbar pro Teammitglied.
Lerne Annika kennen — kostenlos und unverbindlich
Wähle unsere Demo-Nummer und sprich mit Annika so, wie deine Anrufer es täten. Oder lege in fünf Minuten deinen eigenen Test-Account mit dreißig Freiminuten an.
Keine Kreditkarte nötig. Eigene Testnummer inklusive. Jederzeit kündbar.